E o que faço com o físico?

Na Idade da Informação, onde a movimentação em busca de uma Transformação Digital se torna cada vez mais forte (ou uma questão de sobrevivência?), o fantasma do acervo físico assombra cada vez mais.

Certa vez recebi em casa num final de semana um executivo de multinacional que respeito muito e ele me apresentou um business plan bem ambicioso envolvendo tecnologias de document imaging. A apresentação estava indo às mil maravilhas até que perguntei “e o que irá acontecer com o documento físico?”. Este “pequeno” detalhe não estava contemplado e inviabilizava o restante do plano.

Se por um lado esforços no sentido de “desmaterialização”, “digitização” e outras expressões utilizadas para se referir à eliminação dos documentos físicos dos processos de negócio são intensificados, o nosso arcabouço legal não ajuda. Desde 1995 tenta-se ter no Brasil legislação que permita a destruição do documento físico após a sua transformação em uma representação fiel em suporte digital. Interesses diversos inviabilizaram iniciativas como o PLS 22/1996, PLC 3173/2007, PLS 147/2007, até que fosse assinada a trucidada lei 12.682 de 20012.

Alguns setores como o Poder Judiciário, Conselho Federal de Medicina e bancos se movimentaram e obtiveram alguns avanços através de mecanismos específicos como o MoreqJus, SBIS e a lei 12.865 no artigo 23. Mas mesmo estes estão sofrendo com as implementações do que é requerido nestas.

Em termos legislativos fica a disputa entre a análise dos vetos da lei 12.682/2007 e a eventual votação do PLS 147/2007.

E enquanto isto o Brasil não vai surfar a onda do Digital Workplace esperando que seus legisladores cheguem a uma conclusão, provavelmente tecnologicamente obsoleta?

O avanço tecnológico não espera. Novas regulações surgem como o Draft da nova norma ISO 19.475 – Document management applications — Minimum requirements for the storage of documents que descreve com singeleza os procedimentos mínimos para a captura, armazenamento e disposição de documentos visando assegurar a autenticidade, integridade e a legibilidade de documentos gerenciados por sistemas eletrônicos de gestão de documentos. A norma reza ainda que a normalização da gestão dos documentos eletrônicos promova a usabilidade destes, tanto nos contextos legal como de negócio.

Em paralelo iniciativas como o uso do Blockchain como forma de implementação de conceitos de records management vem crescendo em algumas partes do mundo e assistimos a maturação destas ideias no País.

Participar de uma reunião com áreas de negócio que relutam em decretar o fim do processo de microfilmagem, sabendo de seu custo superior e impacto ambiental, só por ser legal chega a ser surreal nos dias de hoje. Principalmente numa realidade onde estamos falando em tirar proveito de forma inteligente das informações.

Não se consegue extrair, analisar e aplicar inteligência cognitiva sobre conteúdo analógico. A única forma é a transformação destas informações em conteúdo digital. Ponto.

Por outro lado, nossos legisladores estão mais preocupados em não serem presos do que na legislação necessária.

Quais são as alternativas?

1 – transformar em digital o que for útil e manter o físico para atender aos burocratas. Um bom estudo de ROI mostra que mesmo assim pode haver um retorno interessante;

2 – procurar caminhos específicos para seu segmento, da mesma forma que o Poder Judiciário, saúde e bancos já fizeram;

3 – acelerar a busca por novos caminhos tais como Blockchain e novas normatizações;

4 – mudar para um País considerado sério pelo General de Gaulle.