glossary
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXZ
Acervo
Totalidade dos documentos conservados num arquivo

Acurácia
Porcentagem de caracteres que foram interpretados corretamente por um software de ICR/OCR

Amostragem
Fragmento de uma série documental destinada à eliminação, selecionado por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de exemplifica-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes

ANSI
American National Standards Institute: principal órgão normatizador dos Estados Unidos

API
Aplication Program Interface. Interface entre o software de aplicação e a plataforma na qual está sendo processado. É um suporte à interoperabilidade da aplicação

Arquivo
É um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer época, forma e suporte material, produzidos, recebidos e acumulados em processo natural por uma Unidade no exercício de suas funções ou conservados para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa

Arquivo Corrente
Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. O mesmo que Arquivo Administrativo

Arquivo Histórico
Veja Arquivo Permanente

Arquivo Intermediário
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final

Arquivologia
Disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização

Arquivo Permanente
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa

ASCII
American Standard Code for Information Interchange. Formato padrão para geração de arquivo de dados em microcomputadores

Atividade-Fim
Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento

Atividade-Meio
Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório

ATM
Asynchronous Transfer Mode. Modo de transferência de dados com uma técnica de multiplexação em pacotes. Esta técnica cria células pequenas de informação (32-120 octetos). Normalmente usada em transmissão por fibras ópticas

Avaliação de documento
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental

Backbone
Elemento de conectividade entre redes

Bit
Menor unidade de informação do computador. É representado por caracteres 0 ou 1

bmp
Bit mapped image. Cada pixel de uma imagem é representado por um conjunto de bits que varia entre 8 e 32 bits

bpi
Bits per inch ou bits por polegada. Mensuração da densidade de gravação dos dados por superfície linear como, por exemplo, numa fita magnética

bps
Bits por segundo. Terminologia usada para medir-se a velocidade de transmissão de linhas de comunicação

Byte
Um conjunto de bits que representa um caracter. Normalmente são usados 8 bits para representar um byte

Cache
Memória cache. Tipo de memória temporária e de rápido acesso usada para acelerar o processamento

CAR
Computer Assisted Retrievel. Normalmente indicado para representar os sistemas que permitem o acesso a microfilmes a partir de um computador usando-se padrões de indexação

CCITT
Consultative Committee for International Telegraph and Telephone. Normas internacionais para compressão e descompressão para imagens e para comunicação de dados

CD
Compact Disc. Identifica genericamente os discos ópticos.

CD-I
Disco óptico que fornece informações de áudio, dados, imagens e vídeo.

CD-R
Representa o CD que permite gravação nas suas áreas virgens.

CD-Regravável
CD que permite gravação livre em qualquer área, a semelhança dos discos rígidos.

CD-ROM
CD-Read Only Memory. CD que é gravado por um processo de estampagem e pode ser apenas lido.

Ciclo de vida dos documentos
Sucessão de fases por que passam os documentos (corrente, intermediária, permanente), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Classificação de fundos
É uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislação, a origem e evolução da estrutura organizacional e funcional do órgão produtor dos documentos. A classificação deve materializar-se na elaboração de instrumentos de trabalho: compilação da legislação e confecção de organogramas que representem a estrutura orgânica hierarquizada do órgão e suas subdivisões internas, que são as unidades geradoras dos documentos.

COLD
Computer Output to Laser Disc – Ferramentas que permitem o gerenciamento de relatórios oriundos de sistemas de processamento de dados. Este tipo de ferramenta armazena arquivos com relatórios em forma de dados, permitindo a sua recuperação por diversos índices e a sua apresentação nas mais diversas formas.

COM
Computer Output to Microfilm. Processo de microfilmagem no qual a informação é gerada em um computador, armazenada eletrônica ou magneticamente e convertida em sinais gravados em filme através de uma microfilmadora COM.

Comissão Central de Avaliação de Documentos
É uma comissão permanente e multidisciplinar de avaliação de documentos. São competências desta Comissão:

1 – coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, respeitada a legislação específica de cada órgão;

2 – avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação;

3 – supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;

4 – aprovar as amostragens;

5 – propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos.

Comissões Setoriais de Avaliação
São consideradas multidisciplinares, constituídas em cada órgão produtor de documentos. São competências destas comissões:

1 – promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;

2 – elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da Comissão Central de Avaliação de Documentos;

3 – solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume;

4 – acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente;

5 – propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário;

6 – elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente;

7 – coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações;

8 – presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata.

Compactação de dados
Veja compressão de dados.

Compressão de dados
Processo através do qual os dados passam a ocupar menos espaço numa área de armazenamento.

Conhecimento
Segundo Thomaz Davenport, “Informação valiosa da mente humana. Inclui reflexão, síntese e contexto”.

Content Management
Processo através do qual informações podem ser analisadas, comparadas e automaticamente agrupadas de acordo com categorias pré-estabelecidas em função de seu conteúdo.

cps
Caracteres por segundo.

Dados
Segundo Thomaz Davenport, “Simples observações do estado do mundo”.

DASD
Direct Access Storage Device. Dispositivo de armazenamento de dados que permite acesso direto a informação. Normalmente é a denominação usada para identificar discos.

Datas-limite
Identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de uma série, de um processo, dossiê, fundo ou coleção.

Data Warehousing
Trata-se de uma base de dados com recursos que permitam o gerenciamento de toda informação histórica produzida por uma organização, permitindo assim que sejam tomadas importantes decisões estratégicas dentro do universo de negócios da mesma.

Deskewing
Ajustes feitos em uma imagem para compensar as distorções provenientes do processo de captação no escaner ou por outro meio.

Diagnóstico de arquivos
Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consultas) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades.

Digitalização
Processo através do qual um documento ou imagem é transformado em um conjunto de bits (utilizando-se um escaner).

Dígitos verificadores
Dígitos colocados nos campos numéricos dos documentos que permitem a conferência dos dados através de operações aritméticas.

Disco magnético
Disco com superfície magnética no qual podem ser armazenados dados pela magnetização de áreas de sua superfície.

Disco magneto-óptico
Disco óptico regravável que usa sistema óptico laser para alterar a polarização de uma superfície coberta com ferro em combinação com outros metais.

Disco rígido
Dispositivo de armazenamento eletrônico de dados de rápido acesso (HD)

Document Capture
Veja Gerenciamento da Captura de Documentos.

Document Imaging
Veja Gerenciamento de Imagens de Documentos.

Document Management
Veja Gerenciamento de Documentos.

Documento
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, “Toda informação registrada num suporte material (papel, fita, disco óptico, etc)”.
Segundo a Portaria MF 528/96, de 2/9/96, do Ministério da Fazenda. “Qualquer que seja o suporte, o conjunto de informações que registre o conhecimento humano de forma que possa ser utilizado como elemento de consulta, estudo e prova”. Segundo a ARMA – American Records Management Association – “… qualquer informação em qualquer suporte… desde que seja útil…”. Com a amplitude destas definições, podemos classificar como documentos contratos em papel, fotogramas, páginas WEB, e-mail, voz (som – arquivo MP3), arquivos MS-Office, arquivos CAD, exames médicos, relatórios oriundos de sistemas de processamento de dados, etc. Exatamente por esta variedade, as tecnologias utilizadas para a gestão destes documentos são chamadas de ferramentas de gestão de conteúdo.

Documento de arquivo
É todo registro de informação original, único e autêntico que resulta da acumulação em processo natural por uma entidade produtora no exercício de suas competências, funções e atividades, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magnética, o disco óptico ou qualquer outro.

dpi
Dots per inch ou pontos por polegada. Indica o nível de resolução de uma imagem. Quanto maior, melhor será a resolução.

Drop out colors
Cores invisíveis ao escaner no momento de captação do documento.

Duplo reconhecimento
Técnica através da qual um documento é submetido a dois tipos diferentes de softwares de ICR/OCR e o resultado comparado.

DVD
Digital Video Disc. Disco óptico de grande capacidade de armazenamento: entre 4,7 a 17 GB.

EDMS
Engineering Document Management System. Clique aqui para ver a definição.

Eliminação de documentos
Destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente.

Endosso
Marca feita no documento após a captação pelo escaner.

ERM
Enterprise Report Management. Veja COLD.

Escaner
Dispositivo ou periférico que transforma um documento com suporte em mídia analógica para mídia eletrônica sob a forma de imagem Clique aqui para ver modelos e fabricantes.

Escaner inteligente
Escaner com capacidade de OCR/ICR.

Ethernet
Rede local física com velocidade de 10 Mbytes/Seg.

Ethernet bridge
Dispositivo que permite a ligação física de duas redes ethernet.

FDDI
Fiber Distributed Data Interface. Norma ANSI para transmissão em alta velocidade sobre cabos de fibras ópticas.

Full Text Retrieval
Recursos que permitem a recuperação de documentos a partir de qualquer palavra do conteúdo destes (texto). Para tanto, no caso de documentos em mídias analógicas, estes são digitalizados e submetidos a um processamento de OCR para a extração de seu conteúdo e criação da base de índices. Os documentos eletrônicos por natureza não precisam passar pelo processo de OCR. Existem produtos de FTR independentes ou integrados a soluções de “imaging” e/ou “document management”.

Fundo
É o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituição, entidade ou pessoa.

Gateway
Processo de conversão de protocolo entre duas redes de arquitetura diferentes, permitindo que se falem entre si.

Gerenciamento de Registros
Com a norma ISO 15489 são produtos voltados ao gerenciamento de registros, em todos os formatos ou mídias, criados ou recebidos por qualquer organização pública ou privada na condução de suas atividades, ou por qualquer indivíduo com a missão de criar e manter registros.

Gestão de Documentos
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.

Groupware
Conjunto de ferramentas e aplicações que permitem o compartilhamento participativo de informações entre funcionários e/ou participantes de determinado grupo de trabalho .

Guarda Permanente
Veja Valor Mediato.

Guarda Temporária
Veja Valor Imediato.

Graphical User Interface – GUI
Interface gráfica do usuário. Conjunto de rotinas e sub-rotinas que permitem ao usuário se comunicar com o computador através de símbolos gráficos em vez comandos compostos por conjuntos de números e letras (ex. Windows) .

Hash
Algoritmo matemático que faz a análise de um documento, gerando um valor de tamanho fixo para o arquivo. Esse valor, conhecido como “hash code”, é calculado com base no conteúdo do documento. Qualquer mudança no documento original, mesmo que seja de apenas um único bit, fará com que o valor “hash” seja diferente, indicando que houve alteração de conteúdo. Não devemos confundir “hash” com criptografia. Esta última visa deixar o conteúdo do documento disponível apenas para usuários autorizados.
A certificação digital faz uso de “hash” ao armazenar o código gerado, criptografado, para assegurar ao receptor do documento certificado de que este não foi adulterado.

Hierarquical Storage Management – HSM
Processo que o permite o gerenciamento do armazenamento de dados em diferentes formas de mídias eletrônicas, levando-se em conta a melhor relação custo/benefício.

Hub
Hardware usado nas redes em formato de estrela.

ICR
Inteligent Caracter Recognition. Indicam os softwares que permitem o reconhecimento inteligente de caracteres manuscritos. Clique aqui para ver uma definição mais completa.

Imaging enable
São bibliotecas de sub-rotinas de produtos de document imaging que podem ser integradas à programas tradicionais de processamento de dados, permitindo o acesso a documentos a partir destes .

Indexação
Numa solução de imagens é o termo técnico para indicar a criação de índices que permitirão recuperar um documento normalmente armazenado em discos ópticos. Os índices ficam no disco rígido.

Informação
Segundo Peter Drucker, “Dados dotados de relevância e propósito”.

Segundo a Portaria MF 528/96, de 2/9/96, do Ministério da Fazenda, “É o dado tratado e registrado que transmite um conhecimento”.

Interface paralela
Conexão entre o computador e periféricos, como por exemplo, uma impressora, na qual os bits são transmitidos em paralelo a cada transição do relógio; usualmente 8 bits em 8 linhas de dados paralelas.

Interface serial
Conexão entre o computador e periféricos, como por exemplo, uma impressora, na qual os bits são transmitidos seqüencialmente em cada direção. Uma seqüência de 8 bits é transmitida com um bit de start seguido de 8 bits e um bit de stop.

ISO
Organização Internacional de Normas.

Jukebox
Dispositivo que permite a acomodação de diversos discos ópticos para acesso por meio de um sistema de computador.

KM
Knowledge Management. Veja Gerenciamento do Conhecimento.

LAN
Local Área Network. Rede local de micros.

LPM
Linhas por minuto.

OCR
Optical Character Recognition – reconhecimento óptico de caracteres. Processo através do qual se obtêm dados processáveis por sistemas de processamento de dados a partir de imagens digitais. Para fazer este processamento existem diferentes técnicas. A mais simples utiliza um processo de comparação de matrizes de bits (bit map) para identificar que dado é aquele oriundo de uma imagem. Na representação abaixo visualiza-se o processo de geração de um bit map na digitalização e na seqüência a comparação deste bit map com um banco de dados de bit map´s para se chegar a conclusão de que aquela imagem é um A.

Existem outras técnicas para fazer o reconhecimento, tal como a análise de características da imagem. As ferramentas de OCR somente são efetivas para caracteres padronizados (datilografados ou impressos) correspondentes à base de grafia inicialmente criada (por exemplo, não tente utilizar um OCR com uma base de grafia russa para fazer o reconhecimento de um texto em japonês).

Objeto
Módulo encapsulado que reúne informações e instruções que trabalham com aquelas informações.

Optical Character Recognition – OCR
Processo através do qual são utilizadas ferramentas para se obter dados processáveis por sistemas de processamento de dados a partir de imagens digitais

OSI
Open Sustem Interconnet. Padrões estabelecidos pela ISO para interconexão de sistemas abertos.

Pipeline arquitecture
Arquitetura de sistemas onde o processamento é feito paralelamente em vez de seqüencialmente.

Pit
Termo usado para identificar as cavidades microscópicas existentes em discos ópticos.

Pitch
Distância entre os pontos de cor numa imagem eletrônica. Quanto mais próximos estiverem os pontos de cor tanto melhor.

Pixel
Representa um ponto numa imagem.

Placa aceleradora
Placas que permitem obter-se ganho de produtividade no processo de captação de documentos e que incorporam funções voltadas a melhoria da qualidade de imagens capturadas durante o processo de digitalização

Plano de Destinação
Conjunto de instrumentos de destinação de documentos decorrentes do trabalho de avaliação: tabela de temporalidade, relação de eliminação, ata ou termo de eliminação.

ppm
Páginas por minuto. Também usado para se medir a velocidade de captação dos escaners.

Prazo de Precaução
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de elimina-lo ou encaminha-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

Prazo de Prescrição
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado, pode invocar o Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado.

Prazo de Vigência
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos
Princípio fundamental da Arquivologia segundo o qual os documentos originários de uma instituição, entidade ou pessoa não devem ser misturados aos de origem diversa, preservando-se assim o contexto e a organicidade de sua produção.

Recolhimento
Passagem de documentos do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente.

Records Management
Veja Gerenciamento de registros.

Redes neurais
Forma avançada de reconhecimento de caracteres que permite o acúmulo de conhecimentos.

Resolução
Representa o nível de qualidade da imagem captada. Quanto maior melhor será a qualidade (ver dpi).

Rotação
Mudar a posição de uma imagem no monitor de vídeo.

SCSI
Small Computer System Interface. Protocolo de interface para pequenos dispositivos de discos que foi adotado como norma pelo governo americano.

Scanner
Dispositivo ou periférico que transforma um documento com suporte em mídia analógica para mídia eletrônica sob a forma de imagem Clique aqui para ver modelos e fabricantes.

Search tools
Conjunto de ferramentas ou sub-rotinas que permitem a pesquisa, a localização e a recuperação de arquivos, documentos e informações armazenadas em dispositivos eletrônicos.

Série documental
Conjunto de documentos resultante do exercício de uma mesma competência, função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo de produção, tramitação e resolução.

Skew
Inclinação da imagem após a sua captação pelo escaner.

Tabela de Temporalidade
Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores legais, fiscais, administrativos, etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação.

Teoria das Três Idades
Teoria baseada no ciclo de vida dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes.

TCP/IP
Transmission Control Protocol/Internet Protocol. Protocolo desenvolvido pelo Departamento de Defesa dos EUA para permitir a conexão de diversos tipos de redes.

Threshold
Ajuste usado no processo de captação do documento no escaner que determina quando uma parte do documento é branca ou preta, ou seja, um valor limite que fixa uma transição branca ou preta num nível de cinza.

Thruput
Medida de desempenho de estações de imagens (ver cps).

TIFF
Tag Image File Format. Alguns consideram como o padrão de fato para representação de imagens em bits.

Transferência
Passagem de documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Intermediário.

UNIX
Sistema operacional de arquitetura aberta muito usado nos sistemas cliente/servidor.

Valor Imediato
Qualidade inerente às razões de criação de todo documento, em decorrência das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituição. O mesmo que valor primário ou administrativo do documento.

São documentos de valor imediato e guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de vigência, prescrição e precaução definidos nas Tabelas de Temporalidade, podem ser eliminados, sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração.

Valor Mediato
Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária (vigência administrativa). O mesmo que valor secundário ou permanente do documento.

São documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de vigência, prescrição e precaução, estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade, devem ser preservados por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos, ou fonte de pesquisa.

WAN
Wide Área Network. Rede de computadores onde os componentes estão distantes fisicamente.

WEB Content Management
Processo através do qual informações contidas em páginas disponibilizadas via Internet em formato HTML podem ser analisadas, comparadas e automaticamente agrupadas de acordo com categorias pré-estabelecidas em função de seu conteúdo.

Windows
Interface gráfica ou sistema operacional de ampla utilização no mercado de microcomputadores.

Workflow
Técnica de controle do fluxo de documentos entre as estações de trabalho.

WORM
Write Once Read Many (grava uma vez, lê muitas). Conceito de mídias de armazenamento onde, após ter sido efetuada a gravação de uma informação, esta não pode ser alterada ou apagada (somente lida).

Existem implementações do conceito WORM nas mais diferentes mídias. Por exemplo, a EMC oferece o disco magnético Centera e a StorageTek já ofereceu fitas (cartuchos) com este conceito. Porém é nos discos ópticos que ele é mais popular. Neste tipo de mídia, é feita uma destruição da superfície ao se gravar um bit 1 com um feixe de laser forte. Ao se fazer a leitura, o laser encontrará uma bolha ou um buraco e sofrerá uma refração dispersa, indicando que ali tem um bit 1. Este processo destrutivo é visível. Em um disco CD-R que já foi gravado é possível ser visto que a superfície mudou de cor no trecho onde houve a gravação. Alguns também chamam este processo de “queimar” um CD – exatamente pelo processo destrutivo.
Em boa parte do mundo a legislação exige o uso de mídia do tipo WORM para assegurar que o documento não foi alterado após a sua gravação.